Etiske retningslinjer for ansatte i Sparebanken Møre

Vedtatt av styret 20.12.2006. Revidert 1.11.2012.
1 Innledning
Dette dokumentet inneholder overordnede etiske retningslinjer for Sparebanken Møre og de heleide datterselskapene. (heretter omtalt både som ”Sparebanken Møre” og ”konsernet”). Når benevnelsen banken brukes i retningslinjene, omfattes bare bankdriften i konsernet.

For seksjon Treasury og Markets gjelder i tillegg ”Etiske retningslinjer for ansatte i Seksjon Treasury og Markets”.

For Møre Eiendomsmegling AS gjelder i tillegg ”Etiske regler for Norges Eiendomsmeglerforbund”.

Konsekvenser ved brudd på konsernets etiske retningslinjer er beskrevet i kapittel 12.

2 Virkeområde - hvem omfattes?
De etiske retningslinjer inneholder generelle prinsipper for aktsomhet som gjelder for alle ansatte i Sparebanken Møre. De etiske retningslinjene gjelder også for tillitsvalgte der dette er særlig angitt. Med tillitsvalgt forstås her medlem eller varamedlem i konsernets valgte organer.

Retningslinjene er et supplement til arbeidsavtalen, arbeidsreglement og det lov- og avtaleverk som gjelder for den enkelte virksomhet.

Den enkelte ansatte og tillitsvalgte plikter å gjøre seg kjent med og rette seg etter de etiske retningslinjene, og har et selvstendig ansvar for å opptre på en måte som er i tråd med disse. Samtlige ledd i konsernet, også tillitsvalgte, skal avstå fra handlingen eller ta opp spørsmålet med nærmeste overordnede dersom man er i tvil om handlingen er i tråd med de etiske retningslinjene.

Flere steder benyttes begrepet ”nærstående”. Med dette menes den ansattes eller tillitsvalgtes ektefelle, samboer, barn, foreldre og søsken, samt selskap og lag/foreninger hvor den ansatte/tillitsvalgte eller noen av de nevnte personer har vesentlig innflytelse. Det understrekes at også andre personlige relasjoner kan være av en slik art at de må likestilles med ”nærstående”. i)

i)
Sparebankloven §§ 18, 20
Interne retningslinjer for praktisering og oppfølgning av habilitetsbestemmelsene i Sparebankloven vedtatt av styret 9.11.94
Verdipapirhandelloven § 1-4
Aksjeloven § 1-5
Eiendomsmeglingslovens § 2-12
Forskrift til eiendomsmeglingsloven § 8-3

3 Interne forhold
Alle ansatte og tillitsvalgte forventes å opptre høflig og hensynsfullt overfor hverandre for å oppnå et best mulig samarbeidsklima uten negative faktorer som sladder, mobbing og negativt press av noe slag. Som medmennesker ventes det at vi skal vise særlig hensyn, og om mulig tilby hjelp, dersom vi forstår at kolleger har problemer av noe slag.

Alle ledere har et særlig ansvar i etiske spørsmål. De skal ikke bare ha stor grad av bevissthet overfor seg selv, men også sette slike tema på dagsorden for å sikre at den enkelte ansatte er bevisst de etiske retningslinjene i sitt daglige arbeid.

Sparebanken Møre tilstreber en etisk personalpolitikk. Dette innebærer at ledere i konsernet og den enkelte enhet skal opptre på en slik måte at ingen ansatte gis grunn til rettmessige negative følelser som følge av behandlingsmåte eller brudd på vedtatte regler og normer.

 
3.1 Økonomisk kriminalitet mot konsernet – bedrageri, økonomisk utroskap og korrupsjon
Etter straffeloven §§ 270-271 og 275-276 er bedrageri, økonomisk utroskap og medvirkning til dette straffbart.

Videre er korrupsjon, påvirkningshandel og medvirkning til dette straffbart etter straffeloven § 276a-c.

Økonomisk kriminalitet mot banken er også behandlet i kapittel 14 i bankens sikkerhetshandbok.

Dersom en ansatt eller tillitsvalgt blir klar over eller får en berettiget mistanke om at noen i Sparebanken Møre sin tjeneste er involvert i økonomisk kriminalitet, plikter en å rapportere dette til overordnet eller sikkerhetssjef.

ii)
Straffeloven §§ 270-271 (bedrageri), §§ 275-276 (utroskap), §§ 276a-c (korrupsjon og påvirkningshandel)
Bankens sikkerhetshåndbok

4 Eksterne forhold: Kunder, leverandører og andre aktører
Ansatt eller tillitsvalgt må ikke opptre på en slik måte at en svekker tilliten til konsernet.

Bankens ansatte skal i enhver sammenheng gi redelig og sann informasjon. En skal ikke villede kunder, leverandører eller andre avtaleparter ved å unnlate å gi opplysninger som kan være av betydning for dem.

Sparebanken Møre er åpen for alle typer kunder innenfor det definerte markedsområde. Det skal ikke finne sted diskriminering basert på kundens alder, kjønn, rase, nasjonalitet eller sivil status.

Ved motstridende interesser mellom konsernets kunder/kundegrupper, skal Sparebanken Møre opptre nøytralt.

4.1 Økonomiske fordeler, gaver, m.m
Ingen ansatt/tillitsvalgt eller deres nærstående må motta, kreve eller akseptere tilbud om en * utilbørlig fordel fra noen av konsernets forbindelser utover sedvanlige oppmerksomhetsgaver i tilknytning til eksempelvis jul eller andre spesielle anledninger. ”Fordel” omfatter normalt penger, rabatter eller gjenstander med økonomisk verdi, men kan også omfatte tjenester uten økonomisk verdi (så som medlemskap i lukkede foreninger og lignende). Uttrykket omfatter også invitasjoner til deltakelse på arrangementer, reiser m.m. betalt av andre.

På samme måten skal Sparebanken Møre ikke gi økonomiske fordeler eller gaver til konsernets forbindelser utover sedvanlige oppmerksomhetsgaver. Det skal derfor etterstrebes et nøkternt nivå.

Dersom en ansatt eller tillitsvalgt er i tvil om en fordel er ”utilbørlig”, skal nærmeste overordnede rådspørres.

* ”Utilbørlig fordel” er en rettslig standard, jf. straffeloven §§ 276 a-c om forbud om korrupsjon og påvirkningssalg. Om en fordel er utilbørlig beror på en totalvurdering, hvor flere momenter inngår, bl.a. formålet med ytelsen, ytelsens art og verdi, hvilken grad av åpenhet som foreligger, hvilke regelsett som eksisterer i bedriften eller bransjen og hvilken posisjon henholdsvis giver og mottaker av ytelsen har.

4.2 Lån
Ansatte/tillitsvalgte i kraft av sin stilling eller nærstående må ikke motta lån fra noen av konsernets forbindelser. Unntatt er lån på vanlige markedsvilkår fra forbindelse som har utlån som en ordinær del av sin virksomhet, og lån på personalvilkår som noen nærstående har oppnådd som ledd i ansettelsesforhold.
 
5 Private forhold

5.1 Privat økonomi
Ansatte og tillitsvalgte forventes å holde sitt kundeforhold til banken i orden, herunder å overholde alle betalingsterminer i låneforhold.

Ansattes og tillitsvalgtes private disposisjoner er i utgangspunktet banken uvedkommende. Det kan imidlertid bli oppfattet som en svekkelse av den tillit, respekt og uavhengighet Sparebanken Møre tilstreber dersom enkelte ansatte er utsatt for sterkt økonomisk press som er vanskelig å håndtere. Banken ser det derfor som viktig at den enkelte har en ordnet og oversiktlig økonomi.

Det er ikke tillatt å opprette eller delta i pyramidespill eller liknende som kan falle inn under bestemmelsene i Lotterilovens § 16. iii)

iii)
Lotteriloven

5.2 Aktiviteter utenom konsernet
Det forutsettes at arbeidet i Sparebanken Møre er den enkelte heltidsansattes ervervsmessige hovedbeskjeftigelse.

Ansattes nærmeste overordnede skal holdes skriftlig orientert om lønnet arbeid utenfor konsernet. Dette videresendes til personalavdelingen for arkivering. Arbeidsgiver kan motsette seg slik virksomhet dersom det antas å gå utover arbeidet i konsernet, eller svekke tilliten til Sparebanken Møre.

Ansatte må ikke drive privat næringsvirksomhet av noen art uten arbeidsgivers samtykke.

Sparebanklovens § 19 og Finansieringsvirksomhetslovens §§ 2-8 og 2-15 fastsetter begrensninger i adgang til å ha styreverv. Ansatte må ikke ha styreverv i forretningsvirksomhet uten arbeidsgivers samtykke. Samtykke kan nektes dersom saklig grunn foreligger. iv)

iv)
Sparebankloven §§ 19
Finansieringsvirksomhetslovens §§ 2-8, 2-15

5.3 Familieforhold
Søsken, foreldre/barn eller ektefeller/samboere skal som hovedregel ikke arbeide under samme leder eller i samme avdeling. Slike personer skal heller ikke inneha stillinger der han eller hun har mulighet for å godkjenne, bedømme, hindre, revidere eller på annen måte påvirke den andres arbeid.

Eventuelle tvilstilfeller avgjøres av personalsjef.

5.4 Kjøp av eiendeler fra bobehandling eller inkassovirksomhet
Ansatte og deres nærstående har ikke anledning til å ta seg ut eller å kjøpe gjenstander eller rettigheter i forbindelse med at kunde av banken er under bobehandling, under inkassopågang eller lignende.

Dette gjelder likevel ikke dersom gjenstander eller rettigheter selges på det åpne markedet gjennom selskapets salgsforbindelse eller når gjenstander eller rettigheter i helt spesielle tilfeller annonseres for internt salg til de ansatte i konsernet.

6 Egenekspedering
Egenekspedering skal ikke finne sted. Med egenekspedering menes at ansatte på egne eller nærståendes vegne (jfr. punkt 2), gjennomfører ordre eller transaksjoner, foretar vilkårsendringer eller inngår avtaler.

Forbudet mot egenekspedering gjelder også i forhold til forening, selskap eller annen sammenslutning der den ansatte eller nærstående er styremedlem eller innehar annet verv. Forbudet mot egenekspedering er også omhandlet i ”Kasse – og kassererinstruks for Sparebanken Møre” (Sikkerhetshåndboken.)

Ansatte har anledning til å foreta selvbetjening i samme utstrekning og på samme vilkår som ordinære kunder, med mindre annet er særskilt fastsatt. v)

v)
Kasse- og kassererinstruks for Sparebanken Møre

7 Habilitet og interessekonflikter
Ingen ansatt må delta i forberedende behandling eller søke å påvirke avgjørelse av en sak som er til behandling i konsernet når det foreligger forhold som kan svekke tilliten til hans eller hennes uavhengighet.

Generelt kan det sies at en ansatt er inhabil dersom det foreligger omstendigheter som kan føre til at han eller hun av andre oppfattes å legge vekt på annet enn Sparebanken Møres interesser. Det vil si hvor det foreligger en konflikt mellom den enkeltes personlige og/eller økonomiske interesser på den ene side, og konsernets og/eller konsernets kunders interesse på den andre side.

Nærmeste overordnede skal straks underrettes skriftlig dersom det foreligger inhabilitet eller spørsmål om inhabilitet. Dersom en leder er inhabil skal også vedkommendes underordnede anses som inhabile. En ansatt hvis leder er inhabil kan likevel forberede saker for besluttende organ såfremt han eller hun, etter å ha vurdert sin situasjon, anser seg habil. vi)

vi)
Sparebanklovens §§ 18 og 20
Interne retningslinjer for praktisering og oppfølgning av habilitetsbestemmelsene i Sparebankloven vedtatt av styret 9.11.94
Verdipapirhandelloven § 2a-4
Finansieringsvirksomhetsloven § 3-12
Aksjeloven § 6-27
Eiendomsmeglingslovens § 2-12
Forskrift til eiendomsmeglingslovens § 8-3

8 Taushetsplikt, informasjonsplikt og -rett, opplysningsplikt, behandling av personopplysninger

8.1 Taushetsplikt
Ansatte i Sparebanken Møre har taushetsplikt om forhold de i forbindelse med sitt arbeid får vite om konsernets eller kunders forhold, samt andre banker og deres kunders forhold. Taushetsplikten omfatter også konsernets strategi- og markedsplaner og alle andre forhold av konkurransemessig betydning.

Taushetsplikten gjelder både overfor utenforstående og i forhold til kolleger som ikke har behov for den aktuelle informasjonen av hensyn til arbeidet.

Taushetsplikten gjelder også etter arbeidsforholdet i konsernet er opphørt.

Den enkelte ansatte har selv et ansvar for å holde seg orientert om generelle og spesielle regler om taushetsplikt som gjelder innenfor sitt arbeidsområde.

Brudd på lovpålagte taushetspliktsbestemmelser er straffbart. vii)

vii) Sparebankloven § 21
Instruks vedrørende taushetsplikt i Sparebanken Møre
Verdipapirhandelsloven § 2-2
Rundskriv 11/2000 fra Kredittilsynet vedr. taushetsplikt i bank
Lov om eiendomsmegling § 5-1

8.2 Informasjonsplikt og informasjonsrett (rett til varsling)
Bestemmelsene i punkt 8.1 er ikke til hinder for at en ansatt straks skal informere sin nærmeste leder dersom han eller hun får kunnskap om;
  • forhold som er i strid med lover, forskrifter eller andre offentlige regelverk
  • brudd på interne retningslinjer
  • feil som er begått og/eller forhold for øvrig som kan skade konsernets omdømme
  • forhold som oppfattes som urimelige og som kan være til skade for ansatte eller konsernet
Er nærmeste leder involvert i saken det gjelder, tas saken opp med leders nærmeste overordnede – alternativt bankens personalsjef.

Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten selv om disse ikke er straffesanksjonerte, se arbeidsmiljølovens §§ 2-4 og 2-5. Slik varsling skal skje på forsvarlig måte til overordnede, sikkerhetssjef, personalsjef eller styrets leder. viii)

viii)
Arbeidsmiljølovens §§ 2-4, 2-5 og 3-6.

8.3 Opplysningsplikt
Ved opplysningsplikt til det offentlige hjemlet i lov, vises det til intern rutine for behandling av personopplysninger. ix)

ix)
Rutine for behandling av personopplysninger i Sparebanken Møre

8.4 Personopplysninger
Det gjelder strenge krav om behandling av personopplysninger etter Personopplysningsloven. Detaljer om dette går frem av rutine for behandling av personopplysninger i Sparebanken Møre. x)

x)
Personopplysningsloven
Rutine for behandling av personopplysninger i Sparebanken Møre

8.5 Forholdet til mediene
Forholdet til mediene er regulert av bestemmelsene i konsernets informasjonsstrategi. xi)

xi)
Mål og strategi for informasjon i Sparebanken Møre

9 Innhenting av opplysninger
Ingen ansatt har adgang til – via datasystemer eller på annen måte – aktivt å søke opplysninger om andre medarbeidere, kunder eller utenforstående, når det ikke er nødvendig for vedkommendes arbeid i konsernet. xii)

xii)
Rutine for behandling av personopplysninger i Sparebanken Møre

10 Handel med finansielle instrumenter
Verdipapirhandelslovens kapittel 2 inneholder viktige bestemmelser om handel med finansielle instrumenter som gjelder alle konsernets ansatte uavhengig av den enkeltes virksomhetsområde. Det forutsettes at alle ansatte som deltar i slik handel setter seg inn i og etterlever disse bestemmelsene.

Det vil alltid være en forutsetning at omfanget av ansattes handel med finansielle instrumenter står i et rimelig forhold til den ansattes økonomiske situasjon. Aktiviteten må heller ikke ha et slikt omfang at det går på bekostning av arbeidet i konsernet.

Ved handel i finansielle instrumenter utstedt av selskap i konsernet Sparebanken Møre gjelder spesielle aktsomhetsregler. Generelt gjelder for alle ansatte et forbud mot å handle i slike typer papirer dersom en er i besittelse av innsideinformasjon, jf. verdipapirhandellovens § 2-1 og § 2-2. For de såkalte primærinsiderne gjelder i tillegg de særskilte lovbestemmelsene i verdipapirhandelloven §§ 2-3 og 3-1 om undersøkelsesplikt og meldeplikt.

For ansatte som på bankens vegne arbeider innenfor dette området er det utviklet særskilte retningslinjer. xiii)

xiii)
Verdipapirhandelloven
Etiske retningslinjer for ansatt i Seksjon Treasury og Markets.

11 Oppfølging
Det er av avgjørende betydning at hver enkelt ansatt har et bevisst forhold til de etiske retningslinjene, og løpende vurderer seg selv og sine forhold i relasjon til disse.

Alle ledere har et særlig ansvar for å påse at sin egen og sine medarbeideres atferd til enhver tid er i samsvar med etiske retningslinjer.

Konsernets ansatte har alle et ansvar for løpende å vurdere reglenes hensiktsmessighet, og fremsette forslag om endringer til personalavdelingen. På bakgrunn av dette foretar personalavdelingen via konsernets ledergruppe en løpende vurdering, og fremsetter forslag til styret når dette anses påkrevd.

12 Konsekvenser ved overtredelse
Overtredelse av de etiske retningslinjer vil kunne føre til arbeidsrettslige tiltak. Ved gjentatte eller alvorlige overtredelser vil arbeidsforholdet kunne bli avviklet.