Retningslinjer for etikk og samfunnsansvar

Retningslinjer for etikk og samfunnsansvar er tilgjengelig på konsernets intranett og nettsiden www.sbm.no.

Seksjon Organisasjonsutvikling har overordnet ansvar for at konsernets ansatte kjenner til og er bevisst hva retningslinjene betyr i det daglige arbeidet, gjennom tiltak som e-læring, dilemmatrening, kurs og gruppearbeid. Kunnskap og etterlevelse er et lederansvar.

Styreledere i konsernet har ansvaret for å følge opp at tillitsvalgte er godt kjent med retningslinjer for etikk og samfunnsansvar og praktiseringen. Ledere som engasjerer eksterne konsulenter har ansvar for å informere om at disse retningslinjene også gjelder for disse.  

Retningslinjer for etisk adferd og bankens samfunnsansvar kan ikke dekke alle forhold. I konsernet er det på mange områder også andre retningslinjer og regelverk som er utfyllende for hvordan enkeltsaker skal behandles og besluttes. I den enkelte situasjon er det viktig å bruke et godt og veloverveid skjønn. I tillegg må alle lojalt følge lover, forskrifter, relevante bransjeetiske regler og interne regler som gjelder for konsernets virksomhet. Den enkelte medarbeider og tillitsvalgte er selv ansvarlig for å sette seg inn i retningslinjer for etikk og samfunnsansvar, andre regelverk og retningslinjer som er knyttet til området de skal behandle.

Konsernet følger standarden «Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse» som er tilgjengelig via nettsiden www.nues.no.

Konsernet Sparebanken Møre skal ha en åpen bedriftskultur. Åpenhet og transparens er en forutsetning for motivasjon, tillit og trygghet. Alle medarbeidere skal føle seg trygge på å ta opp små og store saker med sin leder, eller andre i konsernet, som kan gi veiledning i spørsmål knyttet til etikk og samfunnsansvar, uten at det skal medføre negative konsekvenser for den enkelte.

Retningslinjene kan ikke alltid si noe sikkert om hva som er rett og galt i enkeltsituasjoner. Det er derfor viktig å være åpen om egne handlinger og ved behov ta problemstillingen opp med sin overordnede, annen leder/ fagperson eller personalavdelingen.

Det kan være hjelp i å vurdere beslutningen med bakgrunn i følgende utsagn:
- Samsvarer det med aktuell lovgivning?
- Er det i samsvar med konsernets verdier og normer for samfunnsansvar?
- Er det moralsk/ «rett eller galt»?
- Beholder konsernet troverdighet/omdømme?
- Er det etisk forsvarlig/ lar det seg begrunne?
- Er det greit at beslutningen blir kjent ovenfor kolleger og leder/ omtalt i media?
- Ville utfallet blitt det samme i et annet lignende tilfelle?

Dersom vurderingen antas å ha tilknytning til juridiske forhold bør en av bankens advokater kontaktes for råd.

I konsernet Sparebanken Møre er vi bevisste på å unngå ethvert brudd på arbeidsmiljølovens regler. Vi er også bevisst på å følge lovgivningen som skal sikre likestilling, og at det ikke skjer noen form for direkte eller indirekte diskriminering av medarbeidere, kunder eller andre.

Konsernet er tilsluttet «IA-ordningen» (Inkluderende arbeidsliv). Som IA-bedrift er målet å stadig arbeide for å forbedre arbeidsmiljøet, forebygge og reduseres sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet.

Alle ansatte og tillitsvalgte skal så langt mulig aktivt medvirke til at kunder og forretnings-forbindelser som konsernet handler med og selskaper konsernet investerer i respekterer menneskerettighetene. 

Konsernet skal arbeide målrettet for å redusere miljøbelastningen av egen drift, investeringer, innkjøp og eiendomsforvaltning. Konsernet skal legge til rette for at ansatte og andre kan bidra til å redusere miljøbelastningen.

Konsernet skal gjøre særskilte vurderinger ved finansiering av næringsdrivende (eller personer) der kundens produkter eller aktiviteter kan være forbundet med vesentlig miljørisiko. Miljømessige forhold skal vurderes på lik linje med andre former for risiko.

Konsernet skal opptre som en ansvarlig innkjøper. Innkjøp skal gjennomføres slik at det så langt mulig bidrar til å redusere miljø- og klimabelastningen. 

Sparebanken Møre ønsker at selskapene vi finansierer viser at de har etablert gode rutiner for å oppfylle lovmessige krav og gjennom ledelse, ord og handling fremstår på en måte som er i tråd med allmennhetens oppfatning av god etisk adferd.

Sparebanken Møre sin risikokapasitet skal benyttes på kunder i Sparebanken Møres definerte markedsområde. Bankens midler blir derfor ikke investert i aksjer eller aksjefond hverken i Norge eller utlandet. Unntaket er aksjer som er knyttet til den finansielle infrastrukturen i Norge der det er felleseie mellom bankene, samt i lokale selskaper som følge av markedsstrategiske vurderinger. Rammene for aksje-investeringer er på et svært lavt nivå.

Aktiv forvaltning forvalter midler for bankens kunder med større formuer. For investeringer i og utenfor Norge/ Norden skal det legges vekt på å investere i selskaper som har en forretningsidé og etisk adferd som ikke kommer i konflikt med bankens etiske standard.

I rollen som distributør av verdipapirfond tar vi ansvar for å velge ut forvaltere som har gode prinsipper og rutiner for å sikre etiske og samfunnsansvarlige investeringer. 

Sparebanken Møre skal ikke legge til rette for skatteplanlegging, tjenester eller produkter der dette fremstår som eller kan oppfattes som en skatteomgåelse. Sparebanken Møre vil ikke yte finansielle tjenester eller gi råd, til kunder som har hele eller deler av sin virksomhet i land som ikke praktiserer full åpenhet om reelle rettighetshavere til bankkonti og andre eierskap og samarbeider med myndighetene der kunden er registrert som skattepliktig.

Konsernet skal unngå å samarbeide med og gjøre investeringer i selskaper som kan være involvert i korrupsjon, skatteunndragelse og andre former for økonomisk kriminalitet. Det samme gjelder kontakt og samarbeid med kunder og andre som kan være tilknyttet slik virksomhet.

Konsernet har nulltoleranse for korrupsjon og påvirkningshandel. Dette innebærer forbud mot å gi, tilby, kreve, motta og akseptere en utilbørlig fordel i sin stilling, verv eller oppdrag. Enhver har ansvar for straks å melde fra til overordnet og sikkerhetsansvarlig i konsernet dersom det foreligger mistanke om slike tilfeller.

Hvitvasking er å gjøre utbytte fra straffbare handlinger om til tilsynelatende lovlig inntekt eller formuesøkning. Konsernet er bevisst sitt ansvar for å unngå at våre produkter og tjenester misbrukes til hvitvasking eller terrorfinansiering.

Konsernets øverste ledelse og styre har overordnet ansvar for at hvitvaskingslovens forpliktelser blir oppfylt. Den enkelte ansatte har et personlig ansvar for å bidra til å forebygge, avdekke og rapportere til overordnet og antihvitvaskingsansvarlig enhver mistenkelig transaksjon som kan være knyttet til utbytte av straffbare handlinger eller kan tenkes benyttet til finansiering av terrorhandlinger. 

Vi er bevisste på å integrere samfunnsansvar i alle forretningsprosesser og alle deler av verdi-kjeden. Vi setter krav til at våre kunder sørger for god etisk og ansvarlig forretningsdrift. 

Et kriterium for ethvert kundeforhold er at de følger aktuelle lovverk og avtaler. Også ved virksomhet i andre land der kundene er til stede. Det inkluderer å tilstrebe likestilling, nulltoleranse mot rasisme og annen diskriminering. Vi forventer at kundene tar hensyn til reguleringer for bruk av naturressurser, aktivitet i områder som i dag har annet bruksområde for lokalbefolkning eller urbefolkning, eller i områder med sårbart miljø, truede arter eller vannmangel.

Vi er våre leverandørers kunder og har makt til å påvirke hvordan leverandørene tar ansvar for bærekraftig verdiskaping. Som følge av dette krever vi at våre leverandører følger norsk lov og anerkjente normer for samfunnsansvar, samt forpliktende internasjonale avtaler og konvensjoner. Dette gjelder blant annet menneskerettigheter, internasjonalt anerkjente antihvitevaskingsnormer, korrupsjonsrisiko og brudd på norsk eller annet lands skattelovgivning.

Økonomisk rådgivning skal alltid skje med utgangspunkt i kundenes behov, økonomiske situasjon og risikovillighet og i tråd med gjeldende sertifisering for rådgivere. Konsernet skal ikke utnytte sine kunnskapsmessige og økonomiske fortrinn overfor kundene. All reklame, informasjon og betingelser skal preges av respekt for kundene, samfunnets normer og miljøet. 

Sparebanken Møre vil gi et vesentlig bidrag til lokalsamfunnet gjennom den virksomheten som banken driver. Med lokal forankring, nærhet og kjennskap til kundene, personlig oppfølging, service og evne til å ta raske beslutninger skal banken være med på å opprettholde en sunn konkurranse i markedet og gi et godt tilbud til kundene.

Vi stiller krav til de som mottar midler fra samfunnsutbytte, og til de som mottar sponsormidler til frivillige lag og organisasjoner at de kan vise til forsvarlig drift og overholder lover og avtaler. Vi forventer også at de som mottar støttemidler fra banken har etablert gode etiske holdninger med respekt for grunnleggende normer for samfunnsansvar innenfor sine virksomhetsområder.

Sparebanken Møre skal spille en aktiv rolle i de lokalsamfunn hvor banken er representert. Konsernets forhold til lokalsamfunnet og regionen skal preges av et tydelig engasjement for å utvikle regionen til en god plass å bo og virke. Sparebanken Møre vil også gi tilbake til lokalsamfunnet gjennom midlene som årlig kan utdeles som bankens samfunnsutbytte. 

Vi skal være lyttende, initiativrike, aktive og hjelpsomme overfor våre kunder og samarbeids-partnere. Dette gjelder i alle kommunikasjonskanaler. God bankskikk, god forretningsskikk og etiske holdninger ligger til grunn for kommunikasjon og rådgiving, og skal sikre at kundene og konsernets øvrige forretningspartnere blir ivaretatt på best mulig måte.

3.1.1 Forholdet til media og sosiale medier

Kontakt med og uttalelser til media gjøres alltid i samarbeid med, og etter godkjenning fra seksjon Kommunikasjon og Konsernstøtte.

Ansatte og tillitsvalgte skal generelt være bevisste i bruken av sosiale medier. Skillet mellom profesjonell og privat bruk av sosiale medier er ofte ikke tydelig. Omgivelsene assosierer deg med din arbeidsgiver, selv om du er privat på sosiale medier. Både for egen del og for Sparebanken Møre er det derfor viktig at ansatte og tillitsvalgte har et bevisst forhold til opptreden i slike kanaler. En skal ikke dele innhold som bryter med konsernets retningslinjer og de formelle krav som regulerer konsernets virksomhet.

3.1.2 Respekt for kolleger. 

Sammen skaper vi i konsernet et godt og utviklende kollegialt fellesskap. Vi er gode støttespillere og bidrar til hverandres faglige og personlige utvikling gjennom åpen og ærlig kommunikasjon. Vi viser hverandre respekt, som er viktig for at alle skal føle seg verdsatt som den de er. Dette skal gi trygghet og skape tillit, som er forutsetninger for å kunne yte sitt beste for konsernet, kundene og samfunnet omkring oss.

Det skal ikke forekomme mobbing, andre former for trakassering, direkte eller indirekte diskriminering. Ved situasjoner som kan oppfattes som brudd på dette følges egne varslingsrutiner. 

Vi har taushetsplikt om det vi får vite i vårt arbeid om konsernet og/ eller kunders forhold. Taushetsplikten gjelder både overfor utenforstående og til kolleger som ikke har behov for den aktuelle informasjonen av hensyn til sitt arbeid. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet i konsernet opphører. Vi avstår fra aktivt å søke opplysninger om kollegaer, kunder eller utenforstående via konsernets systemer når det ikke er nødvendig for utførelsen av vårt arbeid.

Personopplysninger skal behandles med varsomhet. Nærmere regler om dette finnes i lovgivning og i intern rutine for behandling av personopplysninger i konsernet. Vi er særskilt oppmerksomme på hvilke personopplysninger og til hvem disse kan utleveres, også når det foreligger lovbestemt utleveringsplikt. Ved tvil om forståelse av dette regelverket skal en av bankens advokater eller konsernets personvernombud kontaktes. 

Vi avstår fra å ta imot en gave eller fordel dersom denne er egnet til å påvirke vår integritet og uavhengighet. Vi skal også avstå fra å gi eller tilby andre en slik fordel. Gjeldende lover og regler om regnskapsførsel og oppgaveplikt om skattepliktige fordeler må følges. Mer informasjon og retningslinjer finnes i Personalhåndboken. 

Når vi representerer konsernet eller blir identifisert med konsernet er det viktig at vi gjør dette på en måte som bygger tillit både til konsernet og oss selv. Våre kjerneverdier Engasjert, Nær og Solid skal utøves og synliggjøres gjennom væremåte og handlinger som samsvarer med konsernets retningslinjer for etikk og samfunnsansvar.

Reiser og opphold i forbindelse med utførelse av arbeid for konsernet skal dekkes av arbeidsgiver. Medarbeidere som er invitert på faglige arrangementer av leverandør eller andre forretnings-forbindelser der formålet er opplæring må på forhånd avklare med sin leder hva som kan dekkes av den som har invitert. 

Ansatte og tillitsvalgte skal unngå situasjoner, både profesjonelt og privat, der det kan stilles spørsmål ved vår uavhengighet, integritet eller lojalitet. Vi skal ikke behandle, avgjøre eller øve påvirkning i en sak når vi selv eller våre nærstående, direkte eller indirekte, har økonomiske eller andre personlige interesser i saken. Dersom en overordnet er inhabil, kan saken heller ikke avgjøres av en vedkommendes underordnede.

Nærmeste overordnede skal straks underrettes dersom det foreligger inhabilitet eller at det er naturlig at spørsmål om habilitet må avklares nærmere. Ved behov kan overordnet innhente uttalelse fra en av bankens advokater.

I situasjoner der det oppstår interessekonflikter mellom konsernet og våre kunder eller mellom konsernets kunder må vi til enhver tid definere og kommunisere klart hvem vi representerer. 

Det forutsettes at arbeidet i konsernet er den enkelte heltidsansattes ervervsmessige hovedbeskjeftigelse. Hel- eller deltidsansatte må ha skriftlig aksept fra arbeidsgiver for å ha ervervsmessig arbeid utenfor konsernet. Søknad formidles via overordnet til personalavdelingen. Dette gjelder også for styreverv i alle former for næringsdrivende foretak og uten hensyn til om det mottas honorar for vervet.  

Det ansees som positivt at konsernets ansatte i sin fritid engasjerer seg i sitt lokalsamfunn, og tar på seg verv i lag og foreninger av frivillig karakter. Er man i tvil om engasjementet går ut over arbeidet i banken skal dette diskuteres med nærmeste leder før man trer inn vervet.   

Søsken, foreldre/barn eller ektefeller/samboere skal som hovedregel ikke arbeide under samme leder eller i samme avdeling. De kan heller ikke inneha stillinger eller tillitsverv med mulighet til å godkjenne, bedømme, hindre, revidere eller på annen måte påvirke den andres arbeid.

Ansettelse av personer med nærstående forhold til ledere i konsernet skal på et beslutningsnivå over den aktuelle lederen gis en særskilt vurdering. Ansatte som inngår samboerskap eller ekteskap/partnerskap med hverandre må sammen med arbeidsgiver finne arbeidsordninger som er akseptable ut fra hensynet bak reglene om «nærstående». 

Det er viktig at ansatte og tillitsvalgte i konsernet sørger for å ha sine økonomiske forpliktelser i orden. Det kan bli oppfattet som en svekkelse av tillit, respekt og uavhengighet dersom noen er utsatt for et økonomisk press som over tid eller i størrelse er vanskelig å håndtere.

Ansatte som over en viss tid ikke klarer å dekke sine økonomiske forpliktelser og står i fare for å miste kontrollen over egen økonomi, skal orientere nærmeste leder.

Ansatte eller tillitsvalgte kan ikke opprette eller delta i ulovlige pengespill, pyramidelignende spill eller andre ordninger som kan antas å svekke tilliten til den enkelte eller berører konsernets etiske verdier og normer for samfunnsansvar.  

Som ansatte skal vi ikke foreta egenekspedering. Med egenekspedering menes at ansatte på egne eller nærståendes vegne gjennomfører ordre eller transaksjoner, foretar vilkårsendringer eller inngår avtaler. Det gjelder også i forhold til selskaper eller andre sammenslutninger der den ansatte eller nærstående er leder, styremedlem eller innehar annet verv.

Ansatte har anledning til å foreta selvbetjening i samme utstrekning og på samme vilkår som ordinære kunder, med mindre annet er særskilt fastsatt. 

Ansatte, tillitsvalgte eller deres nærstående har ikke anledning til å ta seg ut eller å kjøpe gjenstander eller rettigheter i forbindelse med at kunder av konsernet er under konkursbobehandling, under inkassopågang, tvangssalg eller gjennomfører gjeldsforhandlinger.

Dette gjelder likevel ikke dersom gjenstander eller rettigheter selges på det åpne markedet gjennom konkursboet, via boets eller konsernets salgsforbindelser. 

Innsideinformasjon er informasjon som kan påvirke prisen på verdipapirer og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet. Ansatte eller tillitsvalgte skal ikke bruke eller bidra til at andre bruker innsideinformasjon om konsernet eller andre selskaper som grunnlag for å handle med verdi-papirer. Dette gjelder både privat og på vegne av konsernet. Mer informasjon finnes i «Retningslinjer for behandling av innsideinformasjon».

For ansatte som arbeider med konsesjonspliktige tjenester slik det er definert i Verdipapirhandel-loven, gjelder også «Retningslinjer for verdipapirforetak». 

Det er viktig både for konsernet og for samfunnet som vi betjener at vi varsler dersom vi får kjennskap til forhold som vi mener er i strid med lover og retningslinjer som gjelder for virksom-heten i konsernet eller annen relevant lovgivning. Det skal ikke medføre negative konsekvenser for den enkelte å varsle om slike forhold på en forsvarlig måte

Egne varslingsrutiner finnes i Sikkerhetshåndboken og i «Rutine for intern varsling i Sparebanken Møre» 

Det er viktig at alle ansatte har et bevisst forhold til retningslinjene og bruker disse aktivt som rettesnor i det daglige arbeid. Ledere er spesielt ansvarlige for å følge opp at medarbeidere har en arbeidsmåte og en adferd som samsvarer med retningslinjer for etikk og samfunnsansvar. Det samme gjelder ledere for tillitsvalgte.

Seksjon Organisasjonsutvikling er ansvarlig for oppdatering av retningslinjene. Innspill og forslag til justeringer i retningslinjene skal meldes løpende til Personalsjef. Revidering skjer etter behov, og endringer i retningslinjer for Etikk og samfunnsansvar besluttes av styret.

Klare brudd på Retningslinjer for etikk og samfunnsansvar kan medføre arbeidsrettslige konsekvenser for den enkelte ansatte, tilpasset sak og alvorlighetsgrad. Nærmere informasjon om dette finnes i Personalhåndboken. For tillitsvalgte kan brudd medføre de sanksjoner som organets leder eller det aktuelle organet rår over eller ut fra en konkret vurdering finner riktig å iverksette.